Llévate tus clientes contigo, con su histórico.
El miedo que frena casi todos los cambios de software de reservas no es el precio: es perder la base de clientes que llevas años construyendo. No hace falta. Exportas tus clientes de tu sistema actual en un CSV, los subes a Qomanda y conservas nombre, teléfono, email y su historial de visitas. Aquí tienes el proceso completo, con lo que viaja y lo que no.
Tus datos son tuyos, y deberías poder sacarlos.
Antes del cómo, el porqué: la base de clientes de tu restaurante es tuya, no del proveedor de software. El RGPD te reconoce el derecho a la portabilidad de esos datos, y cualquier sistema serio debería permitirte exportarlos en un formato estándar sin poner pegas.
Así que el primer paso de cualquier migración es pedir el export a tu proveedor actual. Lo normal es que puedas descargarlo tú desde el panel; si no lo encuentras, escríbeles y pídelo. Un CSV con tus clientes es lo mínimo razonable.
Y un consejo práctico: haz la exportación antes de dar de baja nada. Cancelar primero y pedir los datos después es la forma más rápida de quedarte sin ellos.
Qué viaja contigo y qué vas a tener que rehacer.
Te lo decimos claro para que no haya sorpresas el primer día.
Viaja: tu base de clientes con nombre, teléfono, email e idioma, y el histórico de visitas que traiga el export (cuántas veces vino cada cliente y cuándo). Eso es lo que hace que el CRM llegue con memoria en lugar de en blanco.
No viaja, y hay que rehacerlo: el plano de sala, los turnos y aforos, las plantillas de mensajes y las reservas futuras que ya tuvieras cogidas en el sistema antiguo. No es tanto trabajo como suena —el plano y los turnos se montan en una tarde—, pero conviene contar con ello y no dejarlo para el día del cambio.
Las reservas futuras son el punto delicado: si ya tienes mesas cogidas para dentro de tres semanas, esas siguen en el sistema viejo. Por eso lo sensato es solapar los dos sistemas un tiempo, que es justo lo siguiente.
Solapa los dos sistemas y cambia cuando estés seguro.
La migración que sale bien casi nunca es un salto en seco. Es un solape.
Durante los 30 días de prueba tienes Qomanda montado y funcionando mientras tu sistema anterior sigue vivo. Las reservas futuras que ya tenías se atienden donde estaban; las nuevas empiezan a entrar por tu motor nuevo. Cuando llega el día en que ya no queda nada pendiente en el sistema viejo, lo cancelas.
Ese solape es la red de seguridad: si algo de tu operativa no está cubierto, lo descubres con el sistema antiguo todavía funcionando, no un viernes a las nueve de la noche con la sala llena. Y como la prueba no pide tarjeta, el solape no te cuesta nada.
Cómo tiene que ser el CSV.
No hace falta que el export venga con un formato exacto: lo importante es que sea un CSV con una fila por cliente y una primera fila de cabeceras. Lo que Qomanda aprovecha es el nombre, el teléfono, el email y, si viene, el idioma y las visitas.
Dos cosas que ayudan y que suelen dar guerra: que los teléfonos vengan con prefijo internacional (+34…) para que no haya duplicados raros, y que el fichero esté en UTF-8, que es lo que evita que los acentos y las eñes salgan rotos. Si tu export sale de Excel, guárdalo como «CSV UTF-8» y listo.
Si al subirlo detectamos clientes repetidos —el mismo teléfono en dos filas—, se fusionan en una sola ficha en lugar de duplicarse. Y si algo no cuadra, lo verás antes de confirmar, no después.
Un apunte legal que conviene tener claro.
Al mover una base de clientes de un sistema a otro sigues siendo tú el responsable del tratamiento de esos datos; el software es el encargado. En la práctica eso significa dos cosas: que puedes llevártelos, y que sigues teniendo las mismas obligaciones con ellos que antes (informar, atender bajas, no usarlos para lo que no tocaba).
En Qomanda cada ficha de cliente tiene su opción de supresión de datos, el acceso está restringido por cuenta de restaurante, y puedes volver a exportar tu base cuando quieras. Si algún día decides irte, te llevas tus datos igual que los trajiste.
Y lo obvio, pero por si acaso: no somos tus abogados. Si manejas un volumen grande o tienes dudas concretas de cumplimiento, consúltalo con quien lleve tu protección de datos.
La migración completa, en siete pasos.
- 01
Exporta tus clientes del sistema actual
Busca la opción de exportar o descargar clientes en tu panel y pide un CSV. Si no la encuentras, escribe a tu proveedor y solicítala: tienes derecho a la portabilidad de esos datos. Hazlo antes de dar de baja nada.
- 02
Revisa el fichero por encima
Ábrelo y comprueba tres cosas: que hay una fila de cabeceras, que los teléfonos llevan prefijo (+34…) y que los acentos se ven bien. Si salen caracteres raros, vuelve a guardarlo como «CSV UTF-8».
- 03
Crea tu cuenta de Qomanda
El alta son unos minutos y la prueba de 30 días no pide tarjeta. No canceles todavía tu sistema anterior: lo vas a necesitar durante el solape.
- 04
Sube el CSV desde CRM › Clientes › Importar
Arrastras el fichero y ves el resultado antes de confirmar: cuántos clientes entran y si hay repetidos que se van a fusionar. Si algo no cuadra, corriges el CSV y lo vuelves a subir.
- 05
Monta tu plano de sala y tus turnos
Dibuja tus mesas y zonas, define turnos, aforos y duración media. Es la parte que no viaja en el export y la que más se nota bien hecha: con calma es una tarde.
- 06
Incrusta el motor de reservas en tu web
Pegas una línea de código en tu web y las reservas nuevas empiezan a entrar directas a tu panel, en 12 idiomas y sin comisión. A partir de aquí ya estás capturando por el canal nuevo.
- 07
Solapa unos días y cancela cuando no quede nada
Atiende en el sistema viejo las reservas que ya tenías cogidas y deja que las nuevas entren por Qomanda. Cuando el calendario antiguo se vacíe, cancelas. Sin saltos en seco y sin sustos.
Antes de dar el paso.
Lo que suelen preguntarnos los restaurantes que se plantean cambiar. Sin letra pequeña.
Sí. Qomanda importa clientes desde un CSV, que es el formato estándar en el que exportan los sistemas de reservas, CoverManager incluido. Pides el export a tu proveedor actual, lo subes desde CRM › Clientes › Importar y conservas nombre, teléfono, email e historial de visitas.
Llena tu sala.
Nosotros ponemos el resto.
Migramos tu restaurante contigo y te acompañamos en el arranque. Tú te ocupas del pase; del software nos ocupamos nosotros.
49 €/mes · sin comisiones · 30 días gratis · cancela cuando quieras