Cómo funciona un sistema de reservas online en un restaurante

Un sistema de reservas online permite al cliente reservar mesa desde el móvil, a cualquier hora, y deja esa reserva apuntada donde tu equipo prepara el servicio. La diferencia con un formulario de contacto está detrás: el formulario manda un correo y alguien tiene que comprobar si queda sitio; el sistema consulta la disponibilidad que has configurado y solo ofrece las horas que puedes atender.

Visto desde la sala, cualquier sistema de gestión de reservas tiene estas piezas:

Si las piezas comparten datos, una cancelación aparece en el libro, el plano refleja la mesa libre y el siguiente turno sabe qué ha pasado. Si cada una vive en un sitio (cuaderno, chat, portal y Excel), alguien hace de pegamento. Suele ser el encargado a las nueve de la noche.

Para comparar proveedores tienes la guía para elegir software de reservas. Si quieres ver cómo lo resolvemos nosotros, el sistema de reservas online de Qomanda reúne motor, libro y plano de sala en el mismo panel.

Es la parte que menos se ve y la que más problemas evita. El sistema no sabe cómo trabaja tu cocina: aplica tus reglas. Si están mal, ofrecerá tan tranquilo seis mesas a las 21:00 que la cocina no puede sacar a la vez.

Turnos e intervalos

Define qué días abres, qué turnos publicas y cada cuánto se puede entrar, por ejemplo cada 15 o 30 minutos. Los intervalos reparten las llegadas; sin ellos, las entradas se amontonan en las horas más pedidas.

Aforo online frente a aforo físico

No tienes por qué vender todo el local por internet. Puedes guardar mesas para clientes de paso, habituales que llaman o imprevistos. Revisa ese reparto por día: un martes no se llena como un sábado.

Duración de la mesa

Para saber cuándo vuelve a quedar libre una mesa, el sistema necesita saber cuánto dura. Ejemplo ficticio: si una mesa de dos suele estar ocupada 90 minutos y necesita 10 para montarla de nuevo, la pareja que entra a las 20:30 la deja libre para otra reserva a partir de las 22:10. Mide tus tiempos en servicios reales.

Grupos, cierres y excepciones

Un grupo de diez ocupa varias mesas, llega a la vez y pide a la vez. Fija un máximo de comensales online y, por encima, pide que llamen para cerrarlo con una persona. Revisa festivos, eventos privados y vacaciones antes de cada temporada, y haz una reserva de prueba en una fecha cerrada. La guía para organizar turnos y aforo tiene más ejemplos de cálculo.

En Qomanda, el motor trabaja con la disponibilidad que configuras (días abiertos, turnos, intervalos y límites de comensales) y la conecta con el plano de sala y sus aforos.

Si la página de reservas es el escaparate, el libro es la trastienda.

La vista del día sirve para trabajar: quién viene, a qué hora, cuántos son, qué notas lleva y en qué estado está. La del mes sirve para prepararse: fines de semana llenos, grupos y días en que reforzar la plantilla. En Qomanda tienes las dos, y la del día reúne reservas, plano y cronograma del turno.

Consulta el ejemplo de libro de reservas online de un turno: muestra con datos ficticios cómo interpretar un cambio de comensales, una cancelación y una petición pendiente. Puedes practicar después con la plantilla Excel gratuita de esa misma página.

Una lista te dice quién viene; el plano, dónde se sienta. Dibuja las mesas con sus plazas, separa sala y terraza y numera como lo dice el equipo en voz alta. Una mesa libre en el plano no siempre se puede vender: contrástala con el cronograma. Más en gestión de mesas y plano de sala.

Gestión de reservas en restaurantes con varias personas

Una app para gestionar reservas solo funciona si todos la usan igual. Acordad quién confirma las pendientes, quién atiende cambios durante el pase y cómo se marca una llegada. Cambia el estado cuando ocurre, no al cerrar: así quien entra a las once ve la sala real. El panel de Qomanda funciona en el navegador del móvil, la tablet y el ordenador, en tiempo real y con varios usuarios por restaurante.

Cada reserva recoge datos personales: como mínimo, un nombre y un contacto. Cuatro puntos prácticos:

1. Pide solo lo necesario. El RGPD exige datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para sus fines (art. 5.1.c). Para una reserva sueles tener bastante con nombre, contacto, fecha, hora y comensales.
2. Informa al reservar. Al recoger los datos tienes que facilitar, entre otras cosas, quién eres, para qué los usas, con qué base jurídica y a quién se comunican (art. 13). Lo sencillo: un enlace visible a tu política de privacidad junto al formulario.
3. Separa la reserva del marketing. Gestionar la reserva que el cliente pide puede apoyarse en la ejecución de un contrato o en medidas precontractuales a petición suya (art. 6.1.b). Enviarle promociones por correo electrónico o un medio equivalente requiere, según la LSSI, que lo haya solicitado o autorizado expresamente, salvo una excepción limitada para clientes previos y productos similares, con forma sencilla y gratuita de oponerse (art. 21). Pide ese permiso con una casilla aparte y sin marcar: las casillas ya marcadas no valen como consentimiento (considerando 32 del RGPD).
4. Cuida las notas sensibles. Una alergia es información sobre la salud, y el RGPD define los datos de salud de forma amplia (art. 4.15). Anota lo justo para servir con seguridad y confírmalo con el cliente en cada visita.

En Qomanda, el restaurante es el responsable del tratamiento y Qomanda el encargado, con acceso restringido por cuenta de restaurante. Cada ficha tiene opción de supresión y puedes exportar tu base en CSV cuando quieras. El RGPD pide que esa relación se rija por un contrato u otro acto jurídico (art. 28.3): pídelo a cualquier proveedor. El CRM sirve para atender (historial, notas, etiquetas y 14 alérgenos), no para campañas de email; para eso necesitarás otra herramienta y su propio consentimiento.

Esta sección es orientativa y no sustituye a tu asesor de protección de datos. Fuentes: Reglamento (UE) 2016/679, RGPD (BOE) y Ley 34/2002, LSSI (BOE).

Un guion orientativo para pasar del cuaderno, o de otro proveedor, sin desordenar la semana. El tiempo real depende de tu local y de tus datos.

1. Día 1. Inventario. Mesas y plazas, turnos, canales por los que entran hoy las reservas y todas las reservas futuras comprometidas.
2. Día 2. Plano y turnos. Dibuja sala y terraza y configura días, turnos, intervalos y aforo online. Empieza prudente: es más fácil abrir plazas que deshacer reservas.
3. Día 3. Reglas y mensajes. Máximo de comensales online, grupos, garantía y en qué casos, política de cancelación, confirmación y recordatorio.
4. Día 4. Página de reservas. Enlace público o widget en tu web. Prueba en móvil una fecha abierta, una cerrada, un turno completo y un grupo por encima del máximo.
5. Día 5. Datos y equipo. Pasa las reservas futuras al libro nuevo e importa clientes si vienes de otro sistema. Decide quién confirma y quién atiende el teléfono, y que cada persona meta una reserva de prueba.
6. Día 6. Canales. Cambia el enlace en Google, Instagram y la web. Si mantienes otro motor o un portal, decide qué disponibilidad manda en cada fecha.
7. Día 7. Primer servicio. Trabaja un servicio entero con el libro nuevo. Al cerrar, revisa qué entró, por qué canal y qué falló, y ajusta intervalos, duraciones o aforo.

Con el sistema de reservas online de Qomanda puedes hacer este recorrido durante los 30 días de prueba, sin tarjeta y sin permanencia, e importar clientes desde un CSV compatible. Si vienes de otro proveedor, revisa antes qué campos puedes exportar: un CSV de contactos no traslada todo el histórico de reservas.