Confirmar y cancelar reservas de restaurante: mensajes y proceso
Modelos de confirmación, recordatorio y cancelación de reservas. Revisa cambios, disponibilidad y relevos para que cliente y sala tengan la misma información.
Equipo de Qomanda · Publicado y revisado el 20 de octubre de 2026
Comprueba los datos antes de confirmar una reserva
Una petición puede llegar por formulario, teléfono o mensaje. Antes de responder, revisa restaurante, fecha completa, hora y número de comensales. Comprueba el turno, la mesa posible y los compromisos que ya tiene el libro. Repite los datos al cliente si la conversación ha tenido varios cambios.
Una solicitud pendiente todavía necesita una decisión. Una confirmación comunica que la has aceptado con los datos indicados. Un recordatorio vuelve a informar sobre una reserva que ya existe. Distinguir los tres mensajes ayuda a que el cliente y el equipo entiendan lo mismo.
Usa un registro principal y un identificador para cada reserva. El número de teléfono, si lo recoges, ayuda a contactar; por sí solo no distingue dos reservas de una misma persona para días distintos.
Tres modelos de mensaje para adaptar a tu restaurante
Son ejemplos de redacción para el equipo. Sustituye los campos entre corchetes, revisa los datos del libro y envíalos por el canal que hayas acordado. No contienen datos reales ni implican un envío automático desde esta página.
Confirmación de la reserva
Hola, [referencia del cliente]. Tu reserva en [restaurante] está confirmada para el [fecha] a las [hora], para [personas] personas. Si necesitas cambiarla o cancelarla, utiliza [canal de gestión]. [Condiciones que ya hayas comunicado, si proceden].
Recordatorio antes del servicio
Hola, [referencia del cliente]. Te recordamos tu reserva en [restaurante] para el [fecha] a las [hora], para [personas] personas. Si tus planes han cambiado, avísanos por [canal de gestión] para revisar la disponibilidad. Gracias.
Confirmación de una cancelación recibida
Hola, [referencia del cliente]. Hemos registrado la cancelación de tu reserva del [fecha] a las [hora] en [restaurante]. Gracias por avisarnos. Si quieres otra fecha, puedes consultar [enlace real de reservas].
Evita incluir notas internas, información de otros clientes o detalles innecesarios. No añadas condiciones nuevas al recordatorio que contradigan lo ya comunicado al aceptar la reserva.
Confirmación automática y recordatorios: prueba el resultado completo
Antes de depender de una confirmación automática, haz una reserva ficticia y comprueba el estado que deja en el libro, el destinatario, el texto y el canal. Repite la prueba al modificar fecha o comensales y al cancelar. Comprueba también qué ocurre si el contacto está mal escrito o el mensaje no se entrega.
Un aviso enviado no acredita una lectura ni una respuesta. Si necesitas reconfirmación del cliente, define cómo reconocerás su aceptación y quién atenderá los casos sin respuesta. Evita marcar una ausencia antes de comprobar los avisos que haya recibido el restaurante por otros canales.
En Qomanda, revisa las opciones de comunicación que tienes activadas y el precio por uso de SMS y voz. Esta guía no promete envío nativo por WhatsApp ni funciones activadas por el mero hecho de copiar el texto.
Cómo registrar un cambio o una cancelación sin duplicar reservas
- Localiza la reserva original por fecha, hora e identificador. Confirma que corresponde a la petición recibida.
- Si cambia el tamaño del grupo o el horario, revisa de nuevo la capacidad. Una mesa para dos no garantiza sitio para seis.
- Actualiza el registro principal y comprueba la mesa y el cupo del turno. Revisa otros motores si trabajan con disponibilidades separadas.
- Comunica al cliente qué ha quedado confirmado y deja el contexto necesario para el relevo.
Cuando se libera una mesa, comprueba si encaja con alguna petición de la lista de espera. Contacta con ese grupo y confirma su aceptación antes de contar el hueco como ocupado de nuevo.
Prepara el relevo y revisa las incidencias del servicio
Antes de abrir, repasa pendientes, grupos que han cambiado de tamaño y cancelaciones recientes. Acordad quién responde al cliente y quién actualiza el libro cuando una petición llega durante el pase. Así se evita que dos personas confirmen por separado el mismo cambio.
Si llevas el registro en Excel, puedes usar la plantilla descargable. Cambia el estado de la fila original en lugar de borrar la cancelación y perder su contexto. En un libro conectado, comprueba el mismo recorrido con tu equipo y sigue la guía de turnos y prevención de solapamientos.
Para revisar ausencias, distingue reservas canceladas a tiempo, clientes llegados y personas que finalmente no se presentaron. El procedimiento de no-shows completa esta revisión. Una muestra de un solo servicio no permite atribuir al programa una reducción de ausencias.
Prueba el recorrido con las reservas de tu restaurante.
49 €/mes + IVA por restaurante · 30 días sin tarjeta · SMS y voz por uso · Comandas opcional aparte