Software para restaurantes 2026: qué necesitas y cuánto cuesta

Cuando buscas software para restaurantes, la mayoría de resultados son listados de apps para restaurantes que comparan cosas que no se parecen: un TPV con un motor de reservas, una app de turnos con una carta QR. Antes de mirar nombres, separa los trabajos. Un restaurante usa software en cuatro momentos del día, y cada momento tiene sus herramientas.

• Antes de que llegue el cliente: reservas, libro, recordatorios y lista de espera.
• Durante el servicio: plano de sala, comanda, pantalla de cocina, carta y cobro.
• Fuera del servicio: compras, inventario, escandallos, cuadrantes de personal y contabilidad.
• Después: ficha del cliente, reseñas y números del mes.

Algunos programas lo intentan todo en un paquete; otros hacen una parte a fondo y se combinan. Las dos opciones valen. Lo que no funciona es contratar por la lista de funciones sin saber qué problema tienes un sábado a las diez de la noche.

Aquí tienes el mapa: qué resuelve cada tipo, qué combinación necesita tu local, cómo se cobra y cuánto cuesta en un año. No es un ranking. La mejor aplicación para hostelería es la que encaja en tu forma de trabajar y cuyo coste entiendes entero.

Casi todo el software para hostelería es opcional. Tres piezas tienen detrás una obligación que cumples con programa o sin él.

TPV y facturación: el reglamento Veri*factu

El Real Decreto 1007/2023 fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Tras la ampliación del Real Decreto-ley 15/2025, las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener su sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció que prevé aplazar esas obligaciones hasta octubre de 2028; mientras no se apruebe, las fechas vigentes son las anteriores. Si facturas totalmente a mano, el reglamento no te afecta; si usas un programa para facturar, sí. Si tributas por normativa foral en el País Vasco o en Navarra, se aplica la de tu territorio (en el País Vasco, TicketBAI).

Al comparar TPV, pide por escrito que te confirmen si el sistema está adaptado y quién responde de esa adaptación. Y si un módulo de comandas «saca ticket», pregunta si es un documento de facturación válido o un resumen de lo consumido en la mesa. No es lo mismo.

Personal: el registro diario de jornada

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, con la hora concreta de inicio y de fin de cada persona, y a conservarlo cuatro años. El artículo no impone un programa concreto: el registro se organiza por convenio, por acuerdo de empresa o por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal. Un software de cuadrantes que no registra la jornada no cubre esa obligación por sí solo.

Carta y alérgenos

En restauración tienes que informar de los alérgenos de lo que sirves (Reglamento UE 1169/2011 y, en España, Real Decreto 126/2015). Puedes dar esa información de palabra si consta por escrito o en formato electrónico en el local y señalizas dónde consultarla o que se puede preguntar al personal. Una carta digital con alérgenos ayuda, pero no sustituye la conversación con el cliente ni el control de cocina.

Fuentes: Agencia Tributaria, ampliación del plazo de adaptación; Real Decreto-ley 15/2025; Ministerio de Hacienda, nota del 5 de octubre de 2026; Estatuto de los Trabajadores, artículo 34; Real Decreto 126/2015. Consultadas en octubre de 2026. Los plazos pueden cambiar, y el control sanitario depende de tu comunidad autónoma y tu ayuntamiento: revisa también sus guías.

Las tarifas de los sistemas para restaurantes se cobran en unidades distintas, pero casi todas se reducen a cuatro modelos, a menudo mezclados.

A eso se suman tres partidas que no salen en la tarifa. Consumos: SMS, llamadas y la comisión de la pasarela de pago si cobras fianzas o pagos online. Hardware: terminales, impresoras y pantallas de cocina; algunos sistemas solo funcionan con su propio equipo y otros en cualquier navegador. IVA: muchas tarifas lo publican aparte.

¿Existe un programa para restaurantes gratis que sirva?

Para empezar, sí. Una hoja de cálculo bien hecha o un plan gratuito ordenan las reservas de un local pequeño. Se quedan cortos cuando varias personas tocan el mismo libro en pleno servicio, cuando quieres que el cliente reserve solo desde tu web o cuando el límite gratuito se acaba en temporada alta. Si partes de Excel, la plantilla de libro de reservas en Excel te da una estructura ordenada.

La guía para elegir software de reservas cubre la prueba del pase, la migración y la salida. Aquí van las preguntas de cuando combinas herramientas.

Antes de la demo

• ¿Quién manda en cada dato? Decide dónde vive la carta con sus precios, dónde vive la ficha del cliente y dónde vive la mesa.
• ¿Qué equipo necesita? Comprueba si funciona en el móvil, la tablet o el ordenador que ya tienes, o si exige su propio terminal.
• ¿Puedes llevarte tus datos? Clientes y reservas en un formato abierto, como CSV, sin pedir permiso a nadie.
• ¿Hay letra pequeña? Alta, permanencia, penalización por salir y precio de un segundo local.
• ¿Cuántas personas entran? Usuarios incluidos y qué puede tocar cada rol.
• ¿Quién atiende el soporte y cuándo?

Durante la prueba gratuita

1. Primera semana: configura con datos reales: mesas, turnos, carta y usuarios. Apunta cuánto tardas.
2. Segunda semana: úsalo en un servicio tranquilo, con una persona responsable y el sistema antiguo de respaldo.
3. Tercera semana: llévalo a un viernes o un sábado completo. Ahí se ve si el camarero lo usa o vuelve a la libreta.
4. Cuarta semana: repasa con el equipo qué se tecleó dos veces, qué dato faltaba cuando hacía falta y cuánto costará al año con vuestro uso real.

Si al final alguien sigue apuntando en papel «por si acaso», pregúntale por qué. Esa respuesta vale más que la demo.